Productiecompliance voor EU-merken: wat moet je controleren?

Er bestaat geen universele compliancelijst voor importeren in de EU, en elke pagina die er een belooft, verkoopt je iets. Wat er voor jouw product geldt, hangt sterk af van de categorie: speelgoed, textiel, elektronica en producten die met voeding in contact komen vallen onder verschillende regels, en een product kan onder meerdere tegelijk vallen. Dit artikel brengt het terrein in kaart en laat zien welke vragen je per categorie moet stellen.

Twee stapels die je nooit door elkaar mag halen

Dit is de fout die het meeste geld kost. Een leverancier stuurt een OEKO-TEX-certificaat of een BSCI-auditrapport, het merk vinkt compliance af, en het product gaat de EU in zonder dat iemand de wettelijke eisen heeft gecontroleerd.

Wettelijke markttoegangseisen bepalen of je een product in de EU op de markt mag brengen. Ze gelden of je ze kent of niet, geen enkel certificaat vervangt ze, en een toezichthouder handhaaft ze. Vrijwillige keurmerken zijn afspraken die een koper of een leverancier kiest. Ze zijn commercieel waardevol, soms een harde inkoopeis van jouw afnemer, en ze zeggen niets over de vraag of je product legaal op de EU-markt mag.

Een vrijwillig keurmerk kan wel nuttig bewijsmateriaal bevatten voor een wettelijke eis, bijvoorbeeld testrapporten over stoffen. Het is dan het rapport dat je helpt, niet het label.

Waarom er geen universele lijst is

De EU heeft algemene productveiligheidsregels en daarnaast wetgeving die specifieke producteigenschappen regelt — volgens de NVWA zo ongeveer tachtig andere verordeningen en richtlijnen die van toepassing kunnen zijn. Staan daar specifiekere eisen in, dan gelden die. Specifiek gaat voor algemeen.

Een product kan bovendien in meerdere categorieën vallen. Het voorbeeld dat het Ondernemersplein geeft is scherp: importeer je speelgoed met een batterij, dan moet het voldoen aan de eisen voor speelgoed, aan die voor batterijen en aan die voor elektrisch materiaal. Je eerste taak is dus niet een lijst afvinken, maar vaststellen welke regels op jouw product van toepassing zijn.

REACH: stoffen, en twee plichten die vaak worden gemist

REACH beperkt welke stoffen in producten mogen zitten en legt daarnaast informatieplichten op die veel merken niet op hun radar hebben. Twee daarvan raken iedereen die artikelen in de EU op de markt brengt.

• Informatie doorgeven in de keten, REACH artikel 33. Staat een stof op de kandidatenlijst en zit die boven 0,1% gewichtsprocent in een artikel, dan moet de leverancier voldoende informatie geven voor veilig gebruik; ECHA stelt dat minimaal de naam van de stof moet worden doorgegeven. Consumenten kunnen die informatie opvragen en moeten die binnen 45 dagen kosteloos krijgen.
• Melden in de SCIP-databank. Sinds 5 januari 2021 moeten artikelen die een stof van de kandidatenlijst boven 0,1% bevatten bij ECHA worden gemeld. Volgens ECHA geldt dat onder meer voor EU-producenten, EU-importeurs en EU-distributeurs; retailers die uitsluitend en direct aan consumenten leveren vallen er niet onder. De melding wordt openbaar.

De praktische consequentie is dat je moet weten wat er in je product zit. Dat vraagt een materiaalspecificatie die verder gaat dan "katoen met een print", en een leverancier die kan vertellen welke chemie er in de afwerking, de coating, de bedrukking en de accessoires zit.

Productveiligheid: wat er op jou rust

Voor consumentenproducten waarvoor geen eigen, specifiekere regeling geldt, is de algemene productveiligheidsverordening het kader: de GPSR. De NVWA vat de positie van de importeur onomwonden samen: je bent in de EU verantwoordelijk voor de veiligheid van de producten die je importeert en in de handel brengt, en je moet voor het in de handel brengen controleren of ze aan de veiligheidseisen voldoen. Heb je reden om te denken dat een product niet voldoet, dan mag het niet de markt op.

• Je naam, adres en contactgegevens staan op het product of de verpakking, of in een bijgevoegd document als dat niet anders kan.
• Er zijn duidelijke instructies en veiligheidsinformatie in een taal die de consument begrijpt.
• Je bewaart kopieën van de technische documentatie minimaal tien jaar, of je zorgt dat je erover kunt beschikken.
• Er is een bekend kanaal voor klachten en ongevalsmeldingen, en een intern register van klachten, teruggeroepen producten en maatregelen.
• Je richt een compliancesysteem in waarin je vastlegt hoe je aan de eisen voldoet.
• Elk product dat onder de GPSR valt heeft een verantwoordelijke partij in de EU. Staat die er niet op, dan mag het product volgens de NVWA niet in de EU worden verkocht.

Importeur of fabrikant?

Het onderscheid dat private-labelmerken het vaakst verrast. Volgens het Ondernemersplein ben je importeur als je producten van buiten de EU voor het eerst in de EU op de markt aanbiedt. Maar zet je je eigen logo of merk op het product, of verander je het product, dan word je volgens de wet gezien als fabrikant en gelden de zwaardere eisen voor fabrikanten. Voor vrijwel elk merk dat private label laat produceren, is dat de regel die telt.

Etikettering, testen en traceerbaarheid

Etiketteringseisen zijn bij uitstek categoriespecifiek, en het is de plek waar merken het vaakst iets missen omdat het pas bij de productie wordt bedacht. Voor textiel gelden EU-regels over het vermelden van de vezelsamenstelling; elders gaat het over waarschuwingen, leeftijdsaanduidingen of ingrediënten. Zoek het uit voordat de productie start: een etiket wijzigen betekent omlabelen of herverpakken, en dan met de hele partij.

In gereguleerde categorieën hoort daar een conformiteitsprocedure bij. Speelgoed is een goed voorbeeld, ook omdat het laat zien dat dit terrein beweegt. Alle speelgoed dat in de EU wordt verkocht moet volgens de Europese Commissie een CE-markering dragen, waarmee de fabrikant verklaart dat het aan de essentiële veiligheidseisen voldoet. Er is een nieuwe speelgoedverordening, Verordening (EU) 2025/2509, die op 1 januari 2026 in werking is getreden, maar die volgens de Commissie pas na een overgangsperiode van vierenhalf jaar gaat gelden, op 1 augustus 2030. Tot die datum is Richtlijn 2009/48/EG het kader.

Traceerbaarheid is de stille eis die de rest bij elkaar houdt: je moet kunnen aanwijzen waar een product vandaan komt en aan wie je het hebt geleverd. Dat vraagt partij- of serienummers en een administratie die batches aan leveringen koppelt. Zonder dat is een terugroepactie niet uitvoerbaar.

Douane, oorsprong en documenten

Oorsprong is geen etiketkwestie maar een douanekwestie, en de bewijslast ligt bij jou. Voor de niet-preferentiële oorsprong geldt volgens het Handboek Douane dat goederen hun oorsprong krijgen in het land waar ze geheel en al zijn verkregen, of waar de laatste ingrijpende be- of verwerking heeft plaatsgevonden, op grond van artikel 60, lid 2 van het Douanewetboek van de Unie. Onderdelen uit meerdere landen assembleren verplaatst de oorsprong dus niet automatisch naar het land van assemblage.

De Douane is expliciet over wat geen bewijs is: een certificaat van oorsprong, een label met een "made in"-vermelding of de oorsprong op de factuur is op zichzelf nooit voldoende. Er geldt een vrije bewijslast, de Douane beoordeelt of jouw informatie volstaat, en jij bent als importeur verantwoordelijk voor het verzamelen en bewaren van dat bewijs. Vraag de onderliggende gegevens dus op terwijl de order loopt, niet als de vraag al is gesteld.

De vrijwillige keurmerken, in hun eigen woorden

Vrijwillige keurmerken zijn nuttig. Ze structureren een gesprek met een fabriek, ze leveren testdata op, en steeds vaker vraagt je afnemer erom. Maar lees wat de schema-eigenaren zelf over hun bereik zeggen, want zij zijn er duidelijker over dan de leveranciers die met de certificaten zwaaien.

• amfori BSCI is een monitoringprogramma voor sociale prestaties. Op de vraag of het een certificering is, antwoordt amfori zelf: "No, amfori BSCI is not a certification." Een audit levert een rapport op met een score van A tot E, er is geen geslaagd of gezakt, en de volledige rapporten zijn alleen in te zien door leden en hun geauditeerde leveranciers.
• GRS, de Global Recycled Standard, stelt eisen aan gerecycled materiaal en zegt in één regel wat hij niet doet: "The GRS does not address quality or legal compliance." Certificering geldt vanaf 20% gerecycled materiaal, een consumentenlabel vraagt minstens 50%, en elke schakel in de keten moet gecertificeerd zijn.
• OEKO-TEX STANDARD 100 is een label voor textiel dat op schadelijke stoffen is getest, met vier productklassen waarvan klasse 1 voor baby- en kinderartikelen de strengste is. Het geldt één jaar, en een labelnummer kun je zelf natrekken via de Label Check.
• GOTS stelt eisen aan biologische vezels en aan de verwerking daarvan, met drempels voor het vezelgehalte per labelniveau. En zoals bij elk keurmerk: het certificaat van een bedrijf en het bewijs dat déze levering eronder valt zijn twee documenten.

Een certificaat controleren: scope, datum, naam

De vraag is nooit of een leverancier certificaten heeft, maar wat er precies onder valt. De Raad voor Accreditatie zegt het zo: geaccrediteerd zijn zegt pas echt wat in combinatie met de scope waarvoor de accreditatie is afgegeven. Bij een certificaat werkt het net zo, en de keurmerken zeggen het zelf ook. De GRS bepaalt bijvoorbeeld dat de standaard niet op de vestiging als geheel van toepassing is, maar alleen op de productie van GRS-producten. Dezelfde controle hoort in je bredere beoordeling van een fabrikant thuis.

1. Dekt de scope het materiaal, het artikel en de bewerking waarvoor jij hem wil gebruiken?
2. Is het vandaag geldig? Een scan uit een presentatie van vorig seizoen zegt niets.
3. Is de gecertificeerde partij dezelfde vestiging die jouw order uitvoert, en niet een zusterbedrijf of de handelsmaatschappij ertussen?
4. Dekt het déze levering? Een bedrijfscertificaat is iets anders dan een document dat een specifieke zending dekt.
5. Verifieer het nummer bij de afgevende instantie, niet bij de leverancier die het je stuurt.

Wat een contract niet van je afneemt

Dit is het punt dat een Nederlandse importeur het meest nodig heeft. Je kunt contractueel afspreken dat je leverancier aan jouw specificaties voldoet, testrapporten en de technische documentatie aanlevert en de kosten van een terugroepactie draagt. Doe dat ook. Maar de verplichtingen die de EU aan jouw rol in de keten verbindt, verhuizen niet mee naar een fabriek in een ander land.

Een toezichthouder spreekt jou aan, niet je leverancier. Een contract regelt wie de rekening betaalt; het regelt niet wie de plicht heeft. Wat er in het land van productie wél afdwingbaar is, staat in NNN-overeenkomsten bij sourcing.

• Voordat je een order plaatst
• Je weet welke wetgeving op jouw product van toepassing is, inclusief die voor onderdelen zoals batterijen of elektronica.
• Je weet of je in deze keten importeur of fabrikant bent, en dus welke eisen op jou rusten.
• Je materiaalspecificatie heeft genoeg detail om een stoffenvraag te kunnen beantwoorden.
• Je weet of er een stof van de kandidatenlijst boven 0,1% in zit, en wat dat betekent voor de keten en voor de melding bij ECHA.
• De etikettering is uitgezocht en goedgekeurd voor de productie start, niet erna.
• Er is een volledig en actueel technisch dossier, en je hebt een kopie of een harde afspraak dat je die krijgt.
• Je contactgegevens komen op het product of de verpakking, en er is een EU-verantwoordelijke.
• Partij- of serienummers maken je productie traceerbaar tot een leverancier en een afnemer.
• Je hebt het oorsprongsbewijs opgevraagd terwijl de order liep.
• Elk certificaat is gecontroleerd op scope, geldigheid, naamstelling en dekking van déze levering.
• Je weet welke eisen wettelijk zijn en welke een commerciële afspraak, en je haalt ze niet door elkaar.

Hoe Library of Trade hiermee omgaat

Compliance is een van de dingen waarop we fabrieken matchen, naast wat ze kunnen maken, prijs, beschikbare capaciteit en kwaliteit. In de praktijk betekent dat uitvragen wat een fabriek aan documentatie en certificering kan leveren, controleren of dat bij het product past, en zorgen dat de documenten er zijn voordat een zending vertrekt, inclusief de douanedocumentatie. Waar passend hoort daar een fabrieksbeoordeling, een audit of een fysiek bezoek bij. Wat wij niet zijn, is je juridisch adviseur: welke regels op jouw product van toepassing zijn, blijft een categoriespecifieke vraag voor een specialist. Wij zorgen dat het productieproces die vraag kan bedienen, met specificaties die vastliggen en een keten die je kunt terugvolgen.